Virtueel assistent: klanten over de hele wereld helpen

Virtueel assistent: een relatief nieuw beroep, dat Renata Hilberts met veel plezier uitoefent. Sinds 1 juni ondersteunt ze met haar bedrijf Vi@Service andere ondernemers, zodat zij zich volledig kunnen richten op dat wat ze écht willen.

De financiële administratie, het organiseren van evenementen en de online- en offline marketing. Het is maar een klein deel van de werkzaamheden dat een virtueel assistent kan uitvoeren. ‘In Nederland is het een nog vrij onbekend beroep, maar in Amerika bestaat het al heel lang en is het heel normaal’, legt Renata Hilberts uit. ‘Een virtueel assistent is echter geen secretaresse’, haalt ze snel één van de misverstanden over het beroep weg.

Een virtueel assistent zorgt ervoor dat een ondernemer zich volledig kan richten op de onderneming. “Iedere ondernemer heeft iets waar hij of zij niet goed in is, geen tijd voor heeft of geen zin in heeft.” Dan schiet de virtueel assistent te hulp. Wat een VA precies doet, is afhankelijk van zijn of haar specialiteit. Zo is Hilberts gespecialiseerd in online- en offline marketing, sales support en business management support. ‘Denk aan offertes en het genereren van leads, maar ook aan het regelen van relatiegeschenken, het reserveren van de lunch en andere activiteiten plannen en organiseren. Het is heel breed. Het is naast werk uit handen nemen, iemand ook de spreekwoordelijke schop onder de kont geven, zorgen voor groei binnen een onderneming of zorgen voor meer structuur. Daarnaast ben ik ook sparringpartner.’

Via een vrijblijvend en oriënterend gesprek ontdekt Hilberts waar ze de ondernemer in kan ondersteunen. ‘Veel ondernemers weten niet goed waar hun knelpunten zitten of hebben dat niet door. Tijdens een gesprek onderzoeken we waar ze tegenaan lopen en hoe ik ze kan helpen. Daarbij stel ik vragen over waarom ze ooit begonnen zijn met ondernemen, over wat hun doel is en wanneer en hoe ze die willen bereiken.’

Haar werkzaamheden vinden vooral online plaats en dus op afstand van de opdrachtgever. ‘Maar ik ben geen Siri’, grapt ze, verwijzend naar de virtuele (spraak)assistent van Apple. ‘Doordat ik online werk, kan ik samenwerken met klanten over de hele wereld. Het maakt me heel flexibel.’

Voordat ze officieel begon met haar bedrijf volgde ze een opleiding tot virtueel assistent en koos ze ervoor om bij De Drentse Zaak de Ladder naar Succes te volgen. De ‘Ladder’ is een gratis workshopreeks voor (startende) ondernemers met workshops over communicatie, verzekeringen, de uitstraling van je bedrijf en belastingen. ‘Ik was op zoek naar flexplekken, toen ik op de website van De Drentse Zaak stuitte op de Ladder. Baat het niet, dan schaadt het niet, dacht ik. Ik heb er zo veel geleerd. Het was ontzettend waardevol en gaf echt energie. Ik zou het iedereen aanraden. Ook als je twijfelt of je wel of niet de stap naar het ondernemerschap wil maken. Dat kun je tijdens de Ladder goed ontdekken.’

In De Drentse Zaak komen gevestigde ondernemers en starters samen. In het monumentale pand aan de Beilerstraat in Assen kan men terecht voor kennis en inspiratie, voor (flex)ruimtes en een perfecte werk- en vergadersfeer.

Tekst: Het Geheime Wapen Tekstschrijvers